Projektbericht
Erfolgreiche Implementierung von Archiv, Workflow und Belegerkennung
Automatisierter Kreditorenworkflow
Im Frühjahr 2024 suchte die Werap Gruppe Unterstützung bei der Lobos Informatik AG, um ihre Prozesse im Kreditorenbereich zu optimieren und zukunftsfähig zu gestalten. Ziel war es, die zeitaufwendigen manuellen Tätigkeiten durch den Einsatz eines automatisierten Workflows und der automatischen Belegerkennung zu reduzieren sowie eine zentrale, digitale Datenablage zu schaffen.
Lösungskomponenten
Zur Umsetzung der Anforderungen wurden folgende Lösungskomponenten eingeführt:
Herausforderungen und Lösungen
Zu Beginn gab es Bedenken hinsichtlich der Ressourcenbelastung und der Komplexität des Projekts. Durch die schrittweise Einführung und die intensive Begleitung durch Herrn Zandonella konnten diese Bedenken ausgeräumt werden. Die grösste Herausforderung beim GoLive war der Rückfluss der Dokumente ins Archiv aufgrund von mehreren vorhandenen Barcodetiketten auf den Belegen. Diese konnte aber durch eine schnelle Reaktion und Anpassung der Barcodeetiketten umgehend gelöst wurde.
Ergebnisse und Ausblick
Die Implementierung wurde sehr gut angenommen. Die Bearbeitungszeit vom Erhalt der Rechnung bis zur Begleichung hat sich deutlich reduziert und die Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung wurde erheblich gesteigert. Die Mitarbeitenden sehen den Vorteil der Entlastung von unproduktiven Aufgaben und können sich auf gewinnbringendere Tätigkeiten konzentrieren.
Nach einer Testphase von drei bis vier Monaten wird eine weitere Automatisierung angestrebt, um die Prozesse noch effizienter zu gestalten.
Fazit
Die Einführung von Archiv, Workflow und Belegerkennung hat die Prozesse der Werap Gruppe im Bereich der Kreditorenrechnungen nachhaltig verbessert. Die systemgestützten Abläufe sorgen für eine höhere Effizienz und entlasten die Mitarbeitenden. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und die kontinuierliche Optimierung der Abläufe.
